Comunicação Externa: o que é, diferença da Comunicação Interna e exemplos

A Comunicação Externa é muito importante para que uma empresa se relacione bem com o mundo ao seu redor. Basicamente, isso significa que a empresa troca informações com todos que têm interesse nela, como clientes, fornecedores, investidores, autoridades e o público.

Ela é uma forma de comunicação indispensável na construção da imagem e reputação de qualquer organização. Além disso, também auxilia na expansão da marca em novos mercados. E tudo isso é feito com boas estratégias integradas de Assessoria de Imprensa, Marketing, Publicidade e Relações Públicas.

Ou seja, é uma das ferramentas de Comunicação Organizacional para que uma empresa possa alcançar seus objetivos ao dialogar com o mundo exterior. E vou te explicar isso tudo neste post. Leia até o final!

O que é Comunicação Externa? 

De forma simplificada, a Comunicação Externa é a troca de informações entre uma empresa e as pessoas que estão fora dela; que não participam diretamente do negócio. Se pensarmos nela em termos mais amplos, podemos incluir todas as estratégias de marketing e publicidade direcionadas ao público externo com objetivos muito bem definidos, como:

• Construir uma imagem corporativa positiva;
• Fortalecer a cultura organizacional;
• Estabelecer relações duradouras com o público;
• Demonstrar competência e profissionalismo; e
• Conquistar destaque no mercado.

Para que esses objetivos sejam alcançados, a Comunicação Externa deve ser estratégica e bem planejada. Neste sentido, cada ação e mensagem transmitida pela empresa deve ser cuidadosamente pensada, com o objetivo de construir e fortalecer a reputação positiva da marca.

Afinal, boas relações com o público externo são fundamentais para o sucesso. Uma comunicação efetiva e transparente pode atrair e reter clientes, fornecedores e parceiros. Desta forma, a Comunicação Externa funciona como uma ligação entre a empresa e o mundo.

Nesse processo se incluem toda veiculação de informações e todos os comunicados emitidos pela organização empresarial para um público ou uma opinião pública fora dos limites internos. Em geral, o uso que a empresa faz dos meios de comunicação para o fim de tornar conhecidas as suas mensagens.

Juarez Bahia, Introdução à Comunicação Empresarial: MAUAD, p.33

O trecho acima, do livro de Juarez Bahia, resume bem o que é a Comunicação Externa em uma empresa. Ele destaca a importância de passar informações e de deixar os stakeholders externos entenderem como a empresa funciona e quais são seus valores. Também mostra como é importante usar diferentes canais de comunicação de forma eficaz, para ter uma estratégia bem montada.

Em outras palavras, a Comunicação Externa é fundamental para conectar a empresa com o mundo, criar uma boa imagem e estabelecer relações duradouras com seus diversos públicos.

Quais são os profissionais responsáveis pela Comunicação Externa nas empresas?

As empresas podem contar com a contribuição de profissionais de várias áreas. Eles são responsáveis por planejar, desenvolver e executar estratégias de comunicação que visam estabelecer e manter uma relação de qualidade com o público externo da empresa. Para dar alguns exemplos:

1. Profissionais de Relações Públicas são os estrategistas que identificam oportunidades e desafios, desenvolvem mensagens-chave e coordenam a comunicação com diversos públicos. Além disso, esses profissionais gerenciam as relações com a mídia, garantindo que a empresa mantenha um perfil positivo e ativo na imprensa.
2. Marketing também desempenha um papel importante. Esses profissionais planejam e executam campanhas que ajudam a construir a imagem da empresa, a aumentar sua visibilidade e a atrair clientes.
3. Jornalismo Empresarial também é outra área responsável pela Comunicação Externa. Ela garante que todas as partes interessadas estejam cientes e entendam a posição da empresa em relação a tópicos de interesse.

Em conjunto, esses profissionais e muitos outros garantem que a comunicação externa seja consistente, clara e esteja de acordo com os objetivos e valores da empresa.

Mas, vale dizer, que a Comunicação Externa é, na verdade, uma responsabilidade conjunta de toda a equipe da empresa. Afinal, todos acabam trocando informações e interagindo com o público externo, certo?

Por exemplo, o Jurídico lida bastante com autoridades e órgãos governamentais, Marketing e Vendas trabalha diretamente com clientes, equipes de Comunicação lidam com o público externo e interno ao mesmo tempo etc.

Quais são os públicos da Comunicação Externa das empresas?

A Comunicação Externa de uma empresa é direcionada para várias pessoas, não só para os clientes. Ela se conecta com clientes, parceiros de negócios, fornecedores, acionistas, mídia e comunidade ao redor da empresa. Vamos entender melhor cada um desses grupos a seguir.

Mas, antes, deixo mais um trecho do livro de Juarez Bahia abaixo, que deixa bem claro que a Comunicação Externa deve falar, simplesmente, com todos os públicos. Olha só:

Por outro lado, tanto pela natureza quanto pela espécie do que se propõe a divulgar, seja por meio do seu sistema (cartas de notícias, boletins, publicações especiais etc.), seja por meio dos veículos de comunicação social, a empresa deve privilegiar, além do público específico, os setores difusos da sociedade, como consumidores e donas de casa em geral, escolas, trabalhadores, sindicatos, universidades, partidos políticos, igrejas, organizações governamentais e não-governamentais, isto é, aqueles setores sociais de influência aos quais se dirigem as ações institucionais.

Juarez Bahia, Introdução à Comunicação Empresarial: MAUAD, p.34

Agora vamos entender melhor os principais públicos da Comunicação Externa, para que você possa otimizar suas estratégias e atingir de forma mais eficaz aqueles com quem sua empresa precisa se comunicar.

Vale notar que a compreensão desses públicos é fundamental para a realização de campanhas de sucesso, que irão refletir positivamente na imagem e desempenho da sua organização. Então, anote aí para não esquecer de ninguém!

1. Governo e Reguladores: se comunicar bem com autoridades governamentais e agências reguladoras ajudam a evitar multas ou penalidades e também são necessárias para processos como aquisições de licenças e certificações. A empresa pode se utilizar de relatórios formais, conferências de imprensa e reuniões para interagir com esses públicos.
2. Esfera acadêmica: universidades, centros de pesquisa e estudantes além de poderem ser clientes ainda podem influenciar a visão que outros têm sobre a empresa. Ou, indo além, podem contribuir com o desenvolvimento e inovação do negócio. Palestras, programas de estágio e publicações especializadas são ótimos canais de comunicação com este público.
3. Funcionários externos: trabalhadores contratados ou terceirizados que não têm acesso direto à comunicação interna e, portanto, requerem uma estratégia de comunicação externa especial. Informação relevante pode ser transmitida por meio de treinamentos, manuais e e-mails.
4. Clientes: são o pulso da empresa, sem eles, simplesmente não existiria negócio. Na Comunicação Externa, a empresa deve transmitir os valores, missão e as vantagens dos seus produtos ou serviços. Isso ajuda a criar uma imagem positiva e atrair mais clientes.
5. Parceiros comerciais e fornecedores: também são destinatários diretos da Comunicação Externa. A relação com eles é baseada na transparência e no respeito mútuo, e uma boa comunicação pode fortalecer esses laços.
6. Acionistas e Conselheiros: estes grupos também necessitam de informações regularmente sobre o desempenho e os planos futuros da empresa. Isso pode garantir que eles se sintam confiantes nas estratégias de gestão e garantam o seu apoio contínuo.
7. Mídia: desempenha um papel indispensável na moldagem da imagem pública da organização. Portanto, a comunicação com jornalistas e influenciadores deve ser cuidadosamente gerenciada para garantir uma cobertura positiva.
8. Comunidade: as empresas não são apenas entidades comerciais, mas também membros de uma comunidade. Uma boa relação com o público local pode resultar em suporte à marca e respeito da comunidade.

Resumindo, a Comunicação Externa abrange todas as partes externas que têm interesse na sua empresa. Escolher as mensagens certas para os públicos apropriados é apenas metade do desafio. Também é essencial escolher os canais de comunicação corretos.

Agora vou tirar uma dúvida que é bastante comum: quais são as diferenças entre Comunicação Interna e Comunicação Externa. Preparei uma tabela bem resumida para explicar no tópico a seguir.

Comunicação Externa x Comunicação Interna 

Enquanto a Comunicação Interna se concentra na troca de informações e mensagens dentro da organização para manter todos atualizados sobre políticas, valores e missão da empresa, a externa foca em alcançar e envolver audiências fora do ambiente organizacional.

Empresas famosas como Nike, Apple, Coca-Cola, Airbnb e Tesla são exemplos de negócios que usaram a Comunicação Externa de forma excepcional. Eles criaram um sólido vínculo com o público e controlaram com eficácia a imagem de suas marcas.

De acordo com uma pesquisa conduzida pelo Opinion Box, 73% dos consumidores pesquisam a reputação de uma marca antes de efetuar uma compra. Isso reforça a ideia de que uma Comunicação Externa bem planejada é fundamental para criar e manter uma relação forte e duradoura com seus clientes.

Agora veja um quadro que montei para resumir as diferenças entre Comunicação Interna e Externa. Em seguida, deixarei alguns exemplos de Comunicação Externa.

	COMUNICAÇÃO INTERNA	COMUNICAÇÃO EXTERNA
OBJETIVOS	Fortalecer a cultura empresarial, promover o engajamento dos colaboradores e aprimorar os processos internos.	Construir e preservar a imagem da empresa, atrair clientes e fortalecer as relações com stakeholders.
PÚBLICO	Colaboradores, gestores e todos os membros da equipe.	Clientes, parceiros comerciais, fornecedores, mídia e público em geral.
CANAIS	E-mails corporativos, intranet, newsletters, reuniões e programas de treinamento.	E-mails promocionais, mídias sociais, website corporativo, veículos de imprensa e publicidade em geral.
DESAFIOS	Promover a participação dos gestores como bons comunicadores e aprimorar o fluxo de informações internas.	Construir uma percepção positiva, manter a reputação da empresa e estabelecer conexões duradouras com o público-alvo.

Exemplos de Comunicação Externa

Vamos agora olhar para alguns exemplos concretos de ações de Comunicação Externa e os canais que essas ações podem usar. Esses canais podem ser explorados para fortalecer a imagem da empresa, informar ao público sobre serviços ou produtos, promover eventos empresariais, entre outras funções.

As possibilidades são inúmeras e eu não conseguiria listar todas aqui. Então, vamos pelo básico e mais utilizado nos dias atuais.

• Mídias sociais: permite um alcance global e a possibilidade de um contato direto e imediato com o público. Por meio dessas plataformas, a empresa pode compartilhar atualizações, lançamentos de produtos, notícias e outros conteúdos de interesse geral.
• Websites e blogs: o site da empresa é como uma vitrine virtual. Trata-se de um ambiente controlado onde a empresa pode apresentar informações detalhadas sobre seus produtos ou serviços, comunicar-se diretamente com clientes em potencial e exibir sua marca para o mundo.
• Jornais e mídia em geral: apesar da crescente importância dos meios digitais, a mídia tradicional, como jornais, revistas e televisão, ainda têm um papel relevante na Comunicação Externa. Através de releases de imprensa, entrevistas e publicidade, uma empresa pode alcançar um público vasto e diversificado.

Nesta lista ainda poderíamos incluir eventos corporativos, reuniões, materiais impressos e tudo o que permitir a comunicação com o público externo. Por isso, cabe ao profissional responsável elencar quais são mais interessantes para o plano de comunicação da empresa.

Agora vou deixar algumas dicas bem simples de como montar uma estratégia de Comunicação Externa, no próximo tópico.

Como construir uma estratégia de Comunicação Externa

O segredo está em aliar clareza, consistência e envolvimento. Ao estabelecer uma Comunicação Externa de alta qualidade, você pode conquistar a confiança dos clientes, fortalecer a credibilidade e aumentar a competitividade da sua empresa no mercado.

Desenvolver uma estratégia de comunicação externa leva tempo, energia e recursos. Veja só o resumo do que precisa ser feito: 

1. Primeiro, entenda bem quais são os objetivos da sua empresa. A sua comunicação deve estar em sintonia com eles. Pode ser que você queira aumentar a visibilidade da sua marca, atrair novos clientes, fidelizar os atuais ou se posicionar como líder no mercado.
2. Depois disso, conheça bem o seu público. O que eles gostam? Quais são suas expectativas? Onde eles passam mais tempo? Sabendo disso, você consegue adaptar as suas mensagens e escolher os melhores canais de comunicação.
3. No assunto de canais de comunicação, a escolha é bem importante. Redes sociais, sites, jornais, TV… todos podem te ajudar a espalhar a sua mensagem. Escolha o que é mais eficiente para a sua marca e o seu público.
4. E nunca esqueça de ser consistente. Uma Comunicação Externa bem feita cria confiança na marca, deixa a sua credibilidade em alta e faz você ser mais competitivo. Para conseguir isso, é importante ser consistente em todas as mensagens e canais de comunicação. Isso constrói uma imagem forte e confiável da sua marca. 

Seguindo estes passos, você até consegue envolver os gestores na construção de uma estratégia de Comunicação Externa eficaz. Não se esqueça de que o sucesso não vem do dia para a noite. Tenha paciência, persista e você verá os resultados!

Mapeando o Caminho da Comunicação Externa 

Em resumo, a Comunicação Externa é fundamental. Para garantir resultados, é essencial envolver os gestores, ter consistência em todos os canais de comunicação e usar as estratégias certas de Comunicação Integrada para construir uma imagem positiva da sua empresa.

Ou seja, a sintonia entre comunicação interna e externa é indispensável. Ambas devem ser vistas como peças de um mesmo quebra-cabeças, trabalhando juntas para engajar, informar e conquistar as audiências desejadas.

Cada passo, cada decisão, cada ação – por menor que pareça – desempenha um papel vital em como sua empresa é vista pelo mundo. Então, com paciência, persistência e a aplicação correta das ferramentas de comunicação, a sua empresa é capaz de florescer e crescer, consolidando uma presença forte e positiva em qualquer cenário.